法務業務に関するクラウドサービスのニュースが多い昨今、アナログ世代の方々いかがお過ごしでしょうか。

 よろず管理業務が押し付けられている任されているのですが、そのなかに「公印管理」という業務があります。印鑑登録をしている代表者印の保管と押印作業です。一日のなかでこの業務が一定の割合を占めます。漢委奴国王印の頃から始まったのかわかりませんが、判子文化というのはこの国に必要以上に頑強に根付いているのを毎日痛感しています。
 そんな文化なんてあれだよね、ということでデジタル契約書とサインがじわじわと普及しているかのようですが、 自社の公印押印請求来歴をみると意外と契約書の占める割合は少なくて(ビジネスが不活発ということではないのですが説明は省略)、官公庁や関連団体、金融機関、年金関係、リース車両の車庫証明などの各種届出、申請書、提出書類の方が圧倒的に多いのですよね。ハンコだけでなく、印鑑証明書や登記簿謄本の添付まで求められる例もあります。証明書は無償で発行してくれるわけではありませんから、ハンコを押す時間あたりの労務費と証明書取得費用を考えると一体ハンコに関わる業務コストはいくらなのでしょう。

 ところで。
 
 押印業務といっても日々一定の時間に限り己をスタンプマシーンだと割り切ってハンコを機械的に押していればよいかというとそれで済むわけではありません。
 押印申請部門で必要な決裁(取締役会などの決議機関の承認も含め)を経ているか、印紙の有無、税額に過不足はないか、しれっと未知の契約書が紛れ込んでいないか等ハンコを押す前の確認業務の方に時間がかかります。
 これは法務系に先立ちシステム化が進んでいる経理系の出納システムにも同じことがいえるかもしれません。出納業務そのものはデジタル、しかしその根拠となる稟議決裁はアナログ。稟議決裁過程をどうにかするのが先ですよね。
新興のIT企業にお勤めの方には信じられないかもしれませんけれども、社歴の長い、要するに古い企業はこういう状況があるのです。稟議決裁のプロセスのIT化となると内部統制にも関わる話ですからね。

 内部統制ともなると自社だけでなく、親会社や子会社の管理体制は避けられません。

 どれだけの割合があるかはわかりませんが、子会社管理の一環で親会社が子会社の代表者印、金融機関届出印を預かり、押印業務も親会社が行うというケースがあります。子会社としての独立性はどうよという問題ですが親会社にもそれなりの事情、理由があってのことなのでしょう。
 この場合も単なる親会社による公印保管、押印業務代行ということでは済まず、親会社の管理部門による「手続き、根拠の確認」があります。親会社の経営陣の稟議決裁を経ることを必要とする事項が規定されている可能性が高いですから、このような管理体制のまま子会社において稟議決裁過程からハンコ(サイン)までシステム化を進めると、子会社が親会社のシステムにアクセスして承認を求め、親会社が子会社のデジタルサインをすることになりますが、それってどうなのだろう。

 まあ、こんなことをつらつらと考えた出張明けの日曜日でした。